Het verwerken van de administratie kan een vervelende, tijdrovende en onoverzichtelijke bezigheid zijn. Maar het is een belangrijk onderdeel om grip te houden op je onderneming, het zorgt tenslotte voor inzicht in de ontwikkelingen van je onderneming. In deze blog wordt kort uitgelegd hoe het administratieve proces met een paar eenvoudige aanpassingen efficiënt ingericht kan worden.
Inkoopfacturen snel en gestructureerd verwerken
Je ontvangt facturen per mail, per post en dan zijn er ook nog de bonnetjes. Veel ondernemers worstelen met de verwerking van deze verschillende soorten facturen. Toch kan dit heel eenvoudig door gebruik te maken van de juiste software. Als ondernemer hoef je niets meer te doen dan facturen te versturen via email of hier een foto van te maken, de facturen komen vervolgens in een portal te staan waar deze razendsnel wordt verwerkt doormiddel van scan en herken software.
Bijkomend voordeel is dat de facturen opgeslagen worden, waardoor je direct aan de bewaarplicht voldoet.
Tijd besparen met facturatie vanuit het boekhoudpakket
Met vrijwel alle boekhoudpakketten is het tegenwoordig mogelijk om facturen te verzenden. Facturen aanmaken in je boekhoudpakket bespaart tijd, omdat ze direct worden verwerkt in je boekhouding en je weet zeker dat alle facturen in je administratie zitten, waardoor debiteurenbeheer eenvoudiger wordt.
Naast facturen kunnen aanmaningen ook automatisch verzonden worden vanuit het boekhoudpakket. Dit maakt het debiteurenbeheer efficiënter.
Atijd up to date met een bankkoppeling tussen het boekhoudsysteem en de bankrekeningen
Steeds meer boekhoudpakketten hebben de mogelijkheid om een koppeling te leggen met bankrekeningen. Deze koppeling zorgt ervoor dat je betalingen en ontvangsten de dag erna in het boekhoudsysteem zichtbaar zijn. Door ze vervolgens te koppelen aan bijvoorbeeld leveranciers of afnemers gaat de verwerking nog sneller. Daarnaast weet je zeker dat alles wordt verwerkt in je administratie en deze altijd up to date is.
Facturen betalen met een druk op de knop
Met een up to date administratie heb je altijd inzicht in openstaande facturen aan je leveranciers. Wanneer je de gegevens van de leveranciers juist inricht in het boekhoudpakket is het eenvoudig deze betalingen klaar te zetten en ben jij minder tijd kwijt aan het overtypen van betaalgegevens. Wat rest is het goedkeuren van de betalingen in de bankierenomgeving.
Incasso vanuit het boekhoudpakket
Niet alleen het betalen, maar ook het incasseren van facturen kan makkelijker. Niets is zo vervelend als niet betalende klanten, je moet de omzetbelasting tenslotte al wel betalen en alles goed bijhouden kan veel tijd kosten. Als je veel facturen stuurt kan een automatische incasso een goede optie zijn. Niet alleen verlaag je hiermee de administratieve last van je afnemer, maar jij als ondernemer loopt minder risico op niet betaalde facturen en krijgt meer grip op je geldstroom.
Met een incassocontract bij je bank kun je incasso’s uitvoeren vanuit je boekhoudpakket. De boekhoudsoftware doet vervolgens de rest en jij hoeft alleen nog maar akkoord te geven op de betreffende incasso’s.
Het juist inrichten van je administratie kost misschien in het begin wat tijd maar zal daarna voor veel gemak zorgen. Neem gerust contact op als je hulp of informatie wilt over het opzetten van je administratie.
Auteur
Patrick Terlouw is eigenaar en accountant bij Terlouw Accountancy & Advies. Ik help je graag om je administratie efficiënt in te richten.
